We zitten nog steeds in de corona-epidemie: mag je eigenlijk medische gegevens noteren in het personeelsdossier? Of je werknemer gevaccineerd is bijvoorbeeld? Mag je dat überhaupt wel vragen aan je werknemer?
Even in het algemeen:
Je weet waarschijnlijk wel dat een werkgever een werknemer geen vragen mag stellen over zijn gezondheid. Je mag niet vragen naar een zwangerschap, ziektes of beperkingen. Ook niet over zijn vaccinatiegraad. En ook niet tijdens een sollicitatie. Dat valt allemaal onder het recht van privacy van de werknemer.
Een werknemer moet bij zijn sollicitatie wel iets melden. Bijvoorbeeld als hij vermoedt of weet dat een ziekte of beperking een belemmering kan vormen voor de normale uitvoering van zijn werkzaamheden.
Medische gegevens, alle gezondheidsgegevens, zijn bijzondere persoonsgegevens
Deze mogen in principe niet verwerkt (genoteerd) worden. Alleen als daar een uitzondering voor bestaat in de AVG, mag het wel:
– Uitdrukkelijke toestemming van de werknemer;
– Nodig voor het uitvoeren van wettelijke verplichtingen van de werkgever ;
– of voor de bescherming van vitale belangen van de werknemer;
– of voor preventie en de beoordeling van de arbeidsgeschiktheid van de werknemer;
Wat mag de werkgever dan wel vragen? En noteren in het personeelsdossier?
De werkgever mag niet vragen naar de aard van de ziekte. Hij mag wel vragen wanneer de werknemer verwacht weer terug te kunnen komen.
Hij mag ook eventuele ziektes en beperkingen verwerken als dat nodig is om de werknemer het werk goed te kunnen laten uitvoeren. Dus dan wel noteren in het personeelsdossier.
Bijvoorbeeld bij een epilepsiepatiënt, mag er worden genoteerd wat er bij een toeval moet gebeuren. Of bij een werknemer met een beperking, in verband met rusttijden of aangepaste stoelen.
Deze informatie is vertrouwelijk. Mag niet met meer mensen worden gedeeld dan noodzakelijk.
Hoe zit dat dan met corona en vaccinaties? We zitten nu toch in een pandemie?
Eigenlijk precies hetzelfde als hierboven! De privacy staat voorop, en de wetgeving is niet veranderd, ook niet tijdens deze corona pandemie. Medische gegevens blijven medische gegevens. Ook al gaat het om corona en de vaccinatiegraad. Niet naar vragen, en niet noteren in het personeelsdossier dus.
Je kunt je voorstellen dat dat in deze huidige pandemie-situatie niet handig werkt.
Daarom heeft de overheid in haar site vermeld dat de werkgever er wel naar mag vragen.
Oh?
Dat is een verruiming…. Maar…. zonder wettelijke grondslag.
Je kunt je afvragen of het antwoord van de werknemer (bijvoorbeeld: “daar wil ik niet op antwoorden” of “nee, ik ben niet gevaccineerd”) arbeidsrechtelijke consequenties heeft.
Daar wordt momenteel gemengd over gedacht, ook door rechters.
Ik kan me voorstellen dat een werkgever die met veel kwetsbare mensen werkt, belang heeft om hier vragen over te stellen. En ook om die medische gegevens te noteren in het personeelsdossier. Zodat hij eventueel aanpassingen kan doen om die kwetsbaren te beschermen. Hij moet immers zorgen voor een veilige werkplek.
Mijn advies over het noteren van medische gegevens in het personeelsdossier:
Je moet altijd zorgvuldig nagaan of het noodzakelijk is om naar de vaccinatiestatus te vragen. Misschien is er wel een andere, minder ingrijpende oplossing. Denk aan je mensen meer thuis te laten werken, of regelmatig zelftests verstrekken.
Want pandemie of niet: hoofdregel blijft: de werkgever mag deze privacygevoelige medische gegevens niet noteren in het personeelsdossier. Of via een andere manier verwerken, bijvoorbeeld via een vragenlijst, of WhatsApp.
Wat mag dan wel?
Arboarts of arbodienst
Als een werknemer zich ziek heeft gemeld, moet het voor de werkgever wel mogelijk zijn om te controleren of iemand werkelijk ziek is. Daarvoor moet de werkgever een arboarts of bedrijfsarts in schakelen.
De arboarts mag de werkgever vervolgens berichten of iemand ziek is, en wat de verwachting is voor het herstel. Hij mag geen mededelingen doen over de aard van de ziekte of andere medische gegevens doorgeven. Dus ook niet vertellen of de werknemer corona heeft (dat lijkt trouwens weer haaks te staan op de regels die de overheid stelt over het tegengaan van het verspreiden van het virus).
De arboarts mag dus zelf wel vragen of de werknemer gevaccineerd is. En ook of de werknemer corona heeft. Hij mag deze medische gegevens alleen niet delen met de werkgever. Hij mag wel een algemeen beeld schetsen van de vaccinatiegraad binnen het bedrijf.
Tot slot:
Heb je vragen over je zieke werknemer? Of wat je in het personeelsdossier mag opnemen over de medische gegevens van je werknemer? Heb je vragen of het door jou gevoerde corona-beleid binnen je onderneming wel wettelijk passend is? Heb je vragen over het re-integratieproces of de Wet Poortwachter?
Bel of mail me. Ik denk graag met je mee!
Foto: Kunst en Kadootjes, Kunsthandel annex Lijstenmakerij in Gorinchem,
en lees ook eens mijn pagina over de “Social Enterprise” The Elephant Parade, een sympathiek initiatief om aandacht te vragen voor de Aziatische olifant, die met uitsterven wordt bedreigd.
